วิธี save เอกสาร Office ให้ขนาดไฟล์เล็กลง

• แชร์
• ทวีต
• ส่งไลน์

ท่านผู้ใช้คอมพิวเตอร์ที่ใช้ Microsoft Office มานานหลายปี คงเคยเจอปัญหา save ไฟล์งานแล้วได้ไฟล์ขนาดใหญ่ เพราะภายในไฟล์เอกสารมีรูปประกอบสวยๆจำนวนมาก จนต้องทำการแบ่ง zip fileในการส่งอีเมล แต่ปัจจุบันนี้เป็นยุค Cloud ที่สามารถฝากไฟล์งานได้ขนาดใหญ่ขึ้น บวกกับยุค Internet ความเร็วสูง 3G 4G WiFi ทำให้การส่งงานไฟล์ขนาดใหญ่ง่ายขึ้น แต่การเปิดไฟล์บนสมาร์ทโฟนเป็นเรื่องยากเช่นกัน ถ้าไฟล์งานจะใหญ่ขนาดนั้น บทความนี้จะมาบอกถึงวิธีการลดขนาดไฟล์เอกสาร Office กันโดยไม่ต้อง zip ไฟล์

เริ่มจากเปิดเอกสาร Office ของคุณขึ้นมา ในตัวอย่างนี้คือ Microsoft Word 2016 ซึ่งภาพส่วนใหญ่มาจากการ Capture Screen แล้ววางบ้าง และอีกส่วนก็เอาจากไฟล์ภาพจริง แล้วทำการ crop รูปภาพภายใน Microsoft Word เลย คราวนี้มาทำการลดขนาดไฟล์ด้วยการบีบอัดไฟล์รูปภาพ โดย Double Click ที่รูปภาพบน Microsoft Word แล้ว สังเกตว่าแถบเครื่องมือ Ribbon จะเข้าสู่แสดงเครื่องมือเกี่ยวกับรูปภาพ  จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Compress Pictures ดังรูป

จะปรากฏหน้าต่างนี้ขึ้น เพื่อสอบถามรูปแบบการบีบอัดรูปภาพใน Word ในตอนแรกเปิดหน้าต่างนี้ จะเห็นเครื่องหมายถูกติ๊กอยู่ 2 ที่  คือ Apply only to this picture และ Delete cropped areas of pictures (การลบส่วนที่ถูกครอปนี้ออกไป) ในตอนแรก ก็เอาเครื่องหมายถูกที่ Delete cropped areas of pictures ออกแล้ว แตะ Ok ผลที่ได้คือ รูปภาพทุกรูปที่อยู่ในไฟล์ Word ไฟล์นี้ จะถูกบีบอัดทั้งหมด ทำให้ตัวไฟล์มีขนาดไฟล์เล็กลง ทั้งนี้หากยังติ๊กเครื่องหมายถูกที่ คือ Apply only to this picture ไว้อยู่ จะบีบอัดรูปเฉพาะรูปที่เราเลือกใน Word เพียงรูปเดียวเท่านั้น

คราวนี้ก็ลองกด Save ไฟล์ทับปกติ แล้วไปที่ Windows Explorer ดู หากเทียบไฟล์ที่ 1 ซึ่งเป็นไฟล์ต้นฉบับ และไฟล์ที่ 2 ที่ใช้วิธีบีบอัดรูปภาพให้ขนาดไฟล์เล็กลง จะเห็นว่าขนาดไฟล์ของเอกสาร Word เล็กลง จาก 5.03 MB เหลือ 2.85MB แล้ว

ข้อมูลจาก Howtogeek