ทำงานจากที่บ้าน Work from Home (WFH) ทำอย่างไร รับมือ โควิด-19 ที่ระบาดหนักในช่วงนี้ ทำให้หลายบริษัทมีแนวคิดที่จะทำ WFH หรือ Work From Home ทำงานที่บ้านมากขึ้น เพื่อให้งานสามารถเดินหน้าต่อไป ธุรกิจไม่ติดขัด ยังคงทำรายได้ ในขณะที่ก็ได้ป้องกันการติดเชื้อ COVID-19 เพราะหากมีพนักงานติดเชื้อ อาจเสียหายหนักกว่า บริษัทและองค์กรหยุดชะงักได้ ขาดรายได้แต่ต้องจ่ายเงินเดือนพนักงาน !!!
ทำงานจากที่บ้าน Work from Home (WFH) เริ่มต้นอย่างไร
ทำงานจากบ้าน หรือ Work from Home คือ การที่ให้พนักงานกลับไปทำงานที่บ้าน และใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้ผ่านอินเตอร์เน็ต และเมื่อจะต้องให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน ผู้บริหารหลายๆคนอาจถึงกับงง ไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรดี ถ้าคิดอะไรไม่ออกให้นึกถึง 3 หัวข้อนี้ก่อนเป็นอันดับแรก ได้แก่
- Hardware – เตรียมอุปกรณ์สำหรับใช้ทำงานที่บ้านหลักๆก็จะมี คอมพิวเตอร์ อินเตอร์เน็ต และ กล้องวีดีโอ
- Software – เตรียมโปรแกรมต่างๆที่มีฟีเจอร์สนับสนุนการทำงานที่บ้าน เช่น VDO Conference , VDO Call, Chat,Screen Share, Share Drive เป็นต้น
- Peopleware – เตรียมบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ฝึกอบรมทำความเข้าใจให้ดีถึงการใช้งาน Hardware และ Software รวมถึงหลักปฎิบัติในการทำงานร่วมกันจากที่บ้าน เพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่าการทำงานที่บริษัท
แนวทางปฎิบัติในการ Work from Home (WFH) ทำงานจากบ้าน
หรือถ้าให้ละเอียดอีกหน่อย ก็มาดูเป็นข้อๆตามนี้กันดูเล้ย
- พิจารณาว่างานไหนที่สามารถให้พนักงานทำงานที่บ้านได้
- เตรียมอุปกรณ์การทำงานให้พร้อม
- คอมพิวเตอร์ / โทรศัพท์ ถ้าเป็นไปได้บริษัทควรจะเตรียมทุกอย่างให้พนักงาน
- ติดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยจากการแฮก การติดไวรัส มัลแวร์ ต่างๆให้ดี คลิกดูวิธีทำงานจากที่บ้าน work from home ให้ปลอดภัยจากภัยไซเบอร์
- ตั้ง Password ที่มีคุณภาพ ยากต่อการเดา ข้อมูลเกี่ยวกับ Password
- ระบบอินเตอร์เน็ตที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งในสถานการณ์นี้ผู้ให้บริการอินเตอร์เน็ตก็จะมีโปรโมชั่นที่สนับสนุนการทำงานที่บ้านออกมาให้เลือกใช้มากมาย และ สิ่งสำคัญในเรื่องนี้คือค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นกับพนักงานเมื่อต้องใช้อินเตอร์เน็ตทำงานที่บ้าน ซึ่งก็ควรจะมีนโยบายที่ชัดเจนว่าทางบริษัทจะสนับสนุนการทำงานของพนักงานอย่างไร
- เลือกโปรแกรมใช้งานที่เหมาะสมกับรูปแบบงานในองค์กร โดยให้ทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้แสดงความคิดดเห็นถึงความต้องการใช้งานโปรแกรมในส่วนงานที่รับผิดชอบ
- กำหนดเวลาการทำงานให้ชัดเจน ว่าจะต้องเริ่มงานตอนไหน เลิกงานเมื่อไหร่ ประชุมตอนไหน ส่งงานเมื่อไหร่
- กำหนดแนวทางการสื่อสารให้ชัดเจนว่าจะสื่อสารกันอย่างไร ตอนไหนควรแชท, อีเมล, VDO Call, VDO Conference หรือ โทรหากันเลย อย่างเช่น ถ้าแชทไปแล้วกี่นาทียังไม่ได้ข้อสรุปก็ควรจะโทรหากันเลย หรือ ถ้าหากเป็นเรื่องเร่งด่วนก็ควรจะโทรหากันทันที เพราะการแชทพูดคุยบางครั้งทีมงานไม่ได้ดูแชทตลอดเวลา
- กำหนดวิธีการประเมินผลการทำงานให้ชัดเจน เพราะรูปแบบการทำงานเปลี่ยนไปแล้ว จะใช้รูปแบบเดิมคงไม่ได้
- ดูแลเรื่องค่าใช้จ่าย ค่าตอบแทน ต่างๆให้กับพนักงานด้วยความเป็นธรรม เพราะการทำงานที่บ้านก็อาจจะมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น เช่น ค่าไฟ หรือ ค่าอินเตอร์เน็ต เป็นต้น แต่อย่างไรก็ตามการที่พนักงานไม่ต้องเดินทางมาที่สำนักงาน ก็จะมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่ลดลงพอสมควร และบางคนอาจลดลงอย่างมาก บริษัทอาจลองพูดคุยตกลงกันในเรื่องเหล่านี้ได้
- จัดอบรมสร้างความเข้าใจในการทำงานร่วมกันจากที่บ้าน ให้มีความ เห็นอก เห็นใจ ซึ่งกันและกัน เพื่อจะร่วมมือกันให้บริษัทผ่านพ้นสถานกาณ์ที่ไม่ปกตินี้ไปได้ด้วยดี เราจะชนะและผ่านมันไปด้วยกัน!
แนวทางการควบคุมการทำงานในการ Work from Home (WFH) ทำงานจากบ้าน
การทำงานจากที่บ้าน (WFH) วินัยในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเมื่ออยู่บ้านพนักงานแต่ละคนก็จะมีวินัยหรือความรับผิดชอบในการทำงานที่แตกต่างกัน การอยู่ที่บ้านจะมีปัจจัยหลายอย่างที่ทำให้พนักงานเสียสมาธิในการทำงานได้ เช่น ดูหนัง นอน ทำกิจกรรมอย่างอื่น เป็นต้น ดังนั้นเราจึงควรมีแนวทางในการควบคุมการทำงานให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีวินัย ซึ่งก็จะสามารถทำได้ดังนี้
- กำหนดเวลาที่แน่นอนในการนัดประชุมทุกเช้าในรูปแบบของ VDO Conference ทุกคนจะต้องมาแสดงตัวตามเวลาที่กำหนด
- อาจกำหนดให้ทุกคนต้องเปิด VDO เอาไว้ในระหว่างเวลาทำงาน เพื่อจะได้เห็นการทำงานของกันและกันได้ตลอดเวลา (ถ้าไม่มีปัญหาเรื่องเปลืองค่าเนต) แต่ถ้าไม่ได้ ก็อาจนัดเวลากันเพื่อมาเช็คเป็นระยะๆ
- เพื่อป้องกันการละเลยการสื่อสารจนงานชะงักหรือโกรธกันได้ ก็อาจกำหนดกติกากันว่าจะต้องมาอ่านแชท เช็คเมล์ทุกๆกี่ชั่วโมง
- แล้วก็อย่าลืมสร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดี อย่าให้เครียดเกินไป เพื่อให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีความสุข และ ได้งานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
โปรแกรมที่สนับสนุนการทำงานในการ Work from Home (WFH) ทำงานจากบ้าน
เมื่อต้องให้ทีมงานทำงานจากที่บ้าน (WFH) เทคโนโลยีเป็นสิ่งสำคัญ การเลือกเครื่องมือการทำงานที่เหมาะสมก็เป็นสิ่งที่สำคัญมากๆ ซึ่งการจะเลือกเครื่องมือ หรือ โปรแกรม แบบไหนนั้นก็ต้องพิจารณาให้ดีจากหน้าที่รับผิดชอบของทีมงานทั้งหมด ว่าจะต้องมีฟีเจอร์ หรือ ฟังก์ชั่นการทำงานอะไรบ้างมาช่วยสนับสนุนการทำงานของทุกคนให้เป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งปัจจุบันก็มีเครื่องมือให้เลือกใช้มากมาย เราขอแบ่งง่ายๆเป็นหมวดหมู่ ดังนี้
- งานบริหารงานองค์กร (Office Management)
- Microsoft Teams – โปแกรมที่เหมาะกับงานระดับองค์กร มีฟีเจอร์ที่ทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 ได้ด้วย สามารถ แชท แชร์หน้าจอ แชร์เอกสาร รวมถึงส่งเชิญประชุมผ่านอีเมล หรือ ปฎิทินตารางนัดหมายได้ ซึ่งรองรับการ vdo conference ได้สูงสุดถึง 250 คน และสามารถบันทึกการประชุมเป็น VDO ได้ด้วย
- Google Suite – แอปพลิเคชั่นบริหารจัดการในองค์กร ระบบอีเมลบริษัท และ ฟีเจอร์ในการสร้าง Workflow ในการทำงาน พร้อมโปรแกรมสนับสนุนการทำงานที่หลากหลาย ได้แก่ Google Doc , Google Sheet, Google Slide รวมถึงสามารถแชร์ไฟล์กันผ่าน Google Drive ได้ และมีฟีเจอร์สำหรับการประชุมอย่าง Google Hangout Meet ที่สามารถรองรับการ VDO Conference ได้มากถึง 250 คน และก็ยังสามารถบันทึก VDO การประชุมไว้ใน Google Drive สำหรับดูในภายหลังได้
- ประชุมออนไลน์ (VDO Conference / VDO Chat)
- Webex – โปรแกรม Web Conference ที่สามารถประชุมกันได้ง่ายๆผ่าน web browser สามารถ vdo conference ได้ถึง 50 คน แชร์หน้าจอ และ บันทึกการประชุมได้ด้วย
- Zoom Meetings – โปรแกรมสำหรับการประชุม สามารถใช้ได้ทั้ง Mobile และ Deskop ถ้าเป็นแบบใช้ฟรีสามารถประชุมได้ 100 คน ในเวลา 40 นาที แต่ถ้าซื้อเป็นระบบ Enterpirse สามารถประชุมได้ถึง 1,000 คน และโชว์ได้ถึง 49 screens บันทึกการประชุมไว้บนระบบ Cloud ได้ เก็บไว้ได้นานเป็น 10 ปี
- LINE – มีฟีเจอร์ Line Group Call รองรับการทำงานระดับองค์การที่สามารถ โทรแบบเสียง หรือ แบบVDO ได้ซึ่งสามารถประชุมพร้อมกันได้มากถึง 200 คน และยังสามารถพรีเซ้นท์งานโดยที่มีสมาชิกร่วมดู Live ได้มากถึง 500 คน อีกด้วย
- วางแผนงาน (Project Management)
- Trello – โปรแกรมวางแผนงาน และ บริหารหน้าที่รับผิดชอบของทีมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสั่งงาน หรือ มอบหมายงานให้แต่ละคนทำได้ในแต่ละวัน ช่วยบริหารจัดการงานที่มีปริมาณมากๆได้อย่างเป็นระบบ พร้อมระบบติดตามผลการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารสามารถรู้ได้ทันทีว่าพนักงานคนไหนทำงานมีประสิทธิภาพอย่างไร และอีกหนึ่งโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพไม่แพ้กันก็คือ Asana
- เครื่องมือสื่อสาร (Communication Tools)
- Slack – แอปพลิเคชันสำหรับ “Team Communication” ที่ใช้งานสำหรับส่งข้อความสื่อสารในรูปแบบของการทำงานเป็นทีม จะมีการจัดระบบในการส่งข้อมูลให้กับทีมเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้นๆ แต่ก็สามารถพูดคุยกันในห้องหลักได้ รับส่งไฟล์ภาพ วีดีโอ ให้กันได้ และสามารถใช้งานได้ไม่จำกัดจำนวนคน
- Skype – แอปพลิเคชั่นที่สามารถแชทคุยกับแบบส่วนตัว หรือ แบบกลุ่มได้ รวมถึงสามารถ VDO Conference หรือ VDO Call แบบส่วนตัวก็ได้ ช่วยให้การสื่อสารในทีมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
โควิด-19 กับการปรับตัว ทำงานจากบ้าน (Work from Home) และ การเรียนออนไลน์
อย่าลืมเรียนรู้เครื่องมือและซ้อมการทำงานที่บ้านกันก่อนเริ่มจริงจัง
ทั้งนี้การทำงาน Work From Home ให้เห็นผลลัพธ์ประสิทธิภาพจริง ควรมีการอบรมให้พนักงานเข้าใจถึงแนวทางและการใช้เครื่องมือต่างๆกันก่อนที่จะแยกย้ายกันไปทำงานที่บ้านจริงๆ และที่สำคัญคือควรมีการซ้อมกันก่อนด้วย จะได้รู้ว่ามีความติดขัดเรื่องใดบ้าง จะได้แก้ปัญหาจนสามารถ Work From Home ได้ไม่ติดขัด และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ งานต่อเนื่องได้ ลดการติดเชื้อและผลกระทบจาก COVID-19 ได้อีกด้วย
หน่วยงานราชการนำร่อง “ทำงานจากที่บ้าน” เลือกแพลตฟอร์มใช้งานได้ฟรี 3 เดือน
อ้างอิง library.jitta.com, สำนักงานคณะกรรมการดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ, DEPA
cover iT24Hrs-S
